「増える！」「あふれる！」「探せない！」書類や紙モノの「困った！」を解決する書類の整理収納3つのコツ

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「大切な書類が必要なときに見つからず困る！」、「書類があふれて収集がつかない！」、と日々どんどん増える書類や紙モノの整理にお困りの方も多いのではありませんか。

今回は必要な書類がサッと取り出せて、また不要な書類があふれないようにするための、書類整理の基本と収納グッズをご紹介いたします。

① 「本当に必要？」疑いの目でしっかり減らす
② 「見やすさ」だけでなく「捨てやすさ」も考えた収納を
　・ 2穴ファイル
　・ポケット式ファイル
　・個別フォルダー、クリアホルダー
　・ファイルボックス
③ 日々の「溜めない」心がけを
　・できるだけ家に持ち込まない
　・次のアクション別に分けておく
　・データ化する

① 「本当に必要？」疑いの目でしっかり減らす

あとで見るつもりで忘れていたチラシやパンフレット、そもそも読まない取扱説明書、意味なく保管しているクレジットカードの明細…。

それって「取っておいても見返すことがない」、「将来役に立つ場面がない」、「Webで調べられるので手元になくても大丈夫」ではないですか？

「その書類は本当に必要？」と、まずは疑ってみることをオススメします。なくても良い書類をどんどん処分できれば、ムダな書類にかかる収納の手間やスペースを省くことができます。書類は収納を考えるより前に「減らす」ことからはじめましょう。

② 「見やすさ」だけでなく「捨てやすさ」も考えた収納を

書類を収納するグッズはいろいろありますが、収納したい書類の種類や内容によって、向き・不向きがあります。どれを使って収納するのが良いか、収納グッズそれぞれの特徴を知っておくと便利です。

また、書類は増えやすいので、不要な書類を随時処分できるよう「捨てやすさ」も重要なポイント。「書類はいかに捨てるところまでを管理できるか」がカギとなることも覚えておいてください。

・2穴ファイル

穴を開けて、とじるタイプのファイル。書類はとじた順に重なったまま、前後することがないので、時系列でとっておきたいモノや、長期保存したいモノに向いています。

難点は、穴を開ける必要がある、穴を開ける道具が必要、穴で一部の文字が見えなくなることがある、穴を開けるのが面倒、など「穴を開ける」ことが障害になることが多いようです。また一度とじてしまうと捨てづらいので、書類が滞留しがちになります。

・ポケット式ファイル

こちらも2穴ファイル同様、時系列でとっておきたいモノや、長期保存に向いています。穴を開ける必要がないので2穴ファイルのような「穴を開ける」ことのデメリットはありませんが、ポケットに入れるのが面倒、一度入れてしまうと出し入れが面倒、ということで書類が捨てづらく滞留しがちになります。

・個別フォルダー、クリアホルダー

どちらもはさむだけなので、「収納がラク」ということがメリットですが、それ以上の大きな利点は「書類の捨てやすさ」にあります。

「書類は不要になったらどんどん処分」が鉄則。はさんでいるだけなので、2穴ファイルのようにとじ具を外す必要なく、捨てたい書類を取り出すことができます。なお、クリアホルダーは中身が見えやすい透明タイプがオススメです。

・ファイルボックス

書類を立てて保管できるファイルボックス。ボックスごとに、書類を種類別にまとめることができるので便利です。

個別フォルダーやクリアホルダーを合わせて使用すると、さらに使いやすくなります。市販のファイルボックスには、個別フォルダーが入れづらいサイズもあるのでご注意ください。

③ 日々の「溜めない」心がけを　

ダイレクトメール、チラシ、パンフレット、レシート、お子さまのプリント・・・、とにかく家庭の書類や紙モノは「増えやすい」と心得て、日々溜めない努力が必要です。

・できるだけ家に持ち込まない

お買物の際にもらったカタログ、ポストに入っていたチラシやダイレクトメール、パッと見て不要なモノは家の中に持ち込まないように意識してみましょう。
玄関先にごみ箱や紙ごみ用の紙袋を用意するなどして、できるだけ持ち込まない工夫をしてみてはいかがですか？

・次のアクション別に分けておく

「支払う」「提出する」「返信・連絡する」「あとで読む」「スキャンする」「家計簿につける」「ファイリングする」、など、次にするべき行動＝アクション別にしておくと、悩まずに次の行動にとりかかることができますし、大事なことを忘れるリスクも減らせます。

ファイルボックスや、多段式引出し型のファイルケースを活用し、忙しくとも書類が入ってきたタイミングでカンタンに分けられるようにしておくと、習慣化しやすくなります。

・データ化する

情報として管理するのであれば、データのほうが都合良いことも。

コンパクトで読み取りがスピーディなスキャナーがいろいろ販売されています。Wi-Fiでモバイル機器にデータをとばせるタイプなら気軽にデータ化ができて便利です。

「エバーノート」や「Googleドライブ」などのクラウドにデータを保存しておけば、外出先でもスマホなどのモバイル端末で見ることができますし、書類も減らすことができて一石二鳥。冷蔵庫に貼っておくよりも忘れにくいかもしれません。

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執筆者

スズキナオコ / 整理収納アドバイザー

【所有資格】整理収納アドバイザー1級/インテリアコーディネーター/衣料管理士1級など多数
東京都在住。夫と仲良く二人暮らし。「収納好き」が高じて、整理収納アドバイザーに。片付けのプロとして10年、一般家庭の片付けサービスを中心に、片付けレッスンの講師も行う。「むりなく、きれいで、おもしろい」お部屋づくりがコンセプト。ブログは、収納だけでなく、暮らしのアレコレを整えるアイディアが、おもしろくてためになると密かな人気。

【HP】 https://www.kataduke-kirei.com
【ブログ】https://ameblo.jp/kataduke-kirei

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