書類を整理する方法は？
会社・家庭のアイデア・ファイルや
できない場合の対処法も紹介！
書類整理をどうすれば良いか知っていますか？すぐに溜まって整理が大変ですよね。今回は、書類整理の方法・コツや、おすすめのファイル・ボックス・アイテムを紹介します。書類整理の〈会社・家庭〉別のアイデアも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
伸長式カウンター下収納庫 幅160～260cm・高さ89cm
整理整頓をして不要な書類を分類して片付けると、部屋を広く使えるようになります。さらに、収納家具を上手に使って必要な書類書類などをサイズや用途ごとに分類して整理すれば、必要な資料の場所を把握しやすくなり、探し回ることも減るでしょう。また、家族全員が書類を管理しやすいルールを決めることも大切です。
保証書や契約書類の重要な書類のほか、学校からの連絡や診察券などカテゴリを分類して整理すれば、家族の誰もが必要なものをすぐ見つけられるようになります。さらに、書類の整理整頓が行き届いていると、視界に入る情報量が減り部屋の中も整然とした雰囲気となります。リラックスし、落ち着いて過ごせるようになるでしょう。
書類整理のメリット
・収納スペースを無駄なく使えるようになる
・必要な資料の保管場所が分かりやすくなる
・家族全員が書類を探しやすくなる
・視界の情報量が減り、気分が落ち着く
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近く市町村などに提出しなければならない書類や、手続きが迫っている申請書類、学校への提出物などは必要性が最も高い書類として仕分けします。日常的に目を通す可能性があり、すぐ手に取れる場所にしまっておくと良いでしょう。次に、家電製品のマニュアルや、ごみの分別表、マンションの管理規定など頻繁には使わないものの必要な場面がある書類は、必要なときすぐに取り出しやすい形で保管しましょう。
さらに、今すぐ使う予定はないものの、学校の成績表や医療機関の領収書、手続き書類の控えなど再入手が難しい書類は、無理に処分せず別に保管し管理しておきましょう。
会社やオフィスの場合も、現在進行中の案件やプロジェクトに関する資料など使用頻度の高いものと、必要なときにすぐに手に取りたいもの、データ化が難しく長期保管が必要なものなど、使用頻度に応じて仕分けすると大量の書類も整理しやすくなります。
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| 種別 | 具体的な書類 |
|---|---|
| 保管する | 税金関係、保険関係、契約書、取扱説明書、不動産関係 |
| 一時保管 | 医療費の領収書、給与明細、保証書、学校のお知らせ、支払通知書、レシート |
| 未処理 | 未開封の郵便物、内容を確認していない書類 |
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最近は取扱説明書をインターネット上で閲覧したりダウンロードしたりできるようになりました。紙で保管しなくても、支障がないのであれば処分を検討しましょう。ただし、保証書や保証内容の説明がセットになっている場合は注意しましょう。保証書まで捨ててしまうと、アフターサービスを受けられなくなってしまうこともあります。
充電器やPCのマウスなど消耗品に付属する説明書であれば、オンラインで説明書を確認できる可能性が高く、処分してしまっても問題はないでしょう。定期的なメンテナンスの手順を確認する必要がある家電や保証書が付属している物は残しておいたほうが安心です。
取扱説明書の収納アイデアについては次の記事を参考にしてください。
取扱説明書の収納アイデア10選！ おしゃれに整理するコツやおすすめグッズを紹介！
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郵便物は、受け取った時点で支払いや返信などの対応が必要な物や、後で時間を取って内容を確認する物、不要な物に仕分けしておくなど、アイデア次第で管理しやすくなります。仕分けた郵便物は、週末など都合の良いタイミングで処理して、一時保管場所を空にする習慣を付けましょう。
年賀状などの保管しておきたいハガキ類は、専用のケースにまとめておけば散らかりにくくなります。一時置き場として装飾の少ないファイルボックスを使えば、A4サイズの封筒やサイズが大きめのチラシも収まりやすく便利です。さらに用途別にラベルを付けると、どこに何が入っているかが一目で分かります。
郵便物やチラシの整理収納のコツやアイデアについては次の記事を参考にしてください。
郵便物・チラシを整理するには？ 収納アイデアや一時置き場の活用法を紹介！
機密書類は鍵付きキャビネットに収納し、保管場所そのもののセキュリティを高め安全性を確保することが大切です。鍵付きの棚を導入すれば限られた人だけが機密書類を扱えるようになり、情報漏洩の防止に役立ちます。人の出入りが多い職場でも、安心して大切な書類を保管できるでしょう。
書類やコード類、文房具など在宅ワークなどで必要なものを簡単にひとまとめにできるファイルラックです。トレイはA4サイズの用紙がぴったり入り、書類を分けて収納しておくのに便利なサイズです。ぐるりと回転するトレイでどこからでも開閉・物の取り出しができます。
在宅ワークで使うパソコンや書類、文具類をまとめて収納でき、使い終わったらテーブル下へ収められるコンパクトなサイズのワゴンです。キャスター付きなのでスムーズに移動させられます。天板にはノートパソコンの一時置き場として使えるスペースと2口コンセントを備え、充電しながらの作業が可能です。
A4ファイルが収まる便利な下段収納や引き出し、文具をまとめて持ち運びもできるツールボックス、フラップ式のゴミ箱など、書類の整理に必要な機能が一つにまとまっています。
A4サイズの書類やFAX用紙、文房具類を用途別に整理できる木製の多段チェストです。デスク上やPCデスク周りに散らかりがちな物をコンパクトにまとめられ、オフィスや書斎、学習机の横などに置くのに適しています。幅30cmのタイプはA4、幅40cmのタイプはB4サイズの書類を収納できます。
背面化粧仕上げで設置場所を選ばず、複数台を組み合わせてリビングボードやFAX台としても活用が可能です。
ビンテージ風の木目の棚板とアイアン風のフレームの異素材ミックスが特徴的な、突っ張り式の収納ラック付きデスクです。天井近くまで棚があり、多くの書類を収納できます。
棚板は1枚あたり約20kgの耐荷重があり、安定感があります。背板がないため、壁のスイッチや足元のコンセントを避けて設置でき、背面のスチール補強バーにはマグネット式電源タップの取り付けも可能です。サイドラダーは8cm間隔で、物が落下しにくい設計になっています。
光沢感がありモダンな印象のデスクです。天板や引き出しには、水や汚れが付きにくいポリエステル化粧合板を採用しています。天板下には収納棚があり、デッドスペースを有効に使えます。書斎やリビング、子供部屋などに置くと、パソコンデスクや学習机としても活用できるでしょう。
表情豊かな木目と赤みを帯びた色合いが特徴のチェリー材を使用したおしゃれなキャビネットです。使い続けると色合いに深みが増し、経年変化による風合いを楽しめます。チェリー天然木は高級家具材として評価が高く、美しい木目と滑らかな質感が特徴です。
扉は自動でゆっくりと静かに閉まるソフトクロージングを採用しています。扉付きの収納部分には、プリンター台として使えるスライドテーブルを内蔵しています。A4サイズが収納できる引き出しを2杯備えており、多くの書類や文房具を整理できるでしょう。
高さ60cmから100cmまで、1cm単位でサイズをオーダーできる便利なカウンター下収納家具です。設置場所に合わせてサイズを調整できるので、カウンター下にぴったり収まります。タイプは扉なし、扉付き、引き戸、引出しの4種類を展開しています。扉なしタイプは天板下にコード穴があり、充電スペースとして使用が可能です。
扉付きタイプは収納物を隠せる仕様で棚下は可動棚となっており、収納物に合わせて高さを調整できます。引き戸タイプは背板付きで、棚板を3cm間隔で動かせます。カウンター下などデッドスペースを上手に利用して、書類の収納スペースを増やせるでしょう。
奥行き31.5cmの薄型設計で、リビングや廊下などの狭いスペースにも設置しやすいチェストです。天板には2口コンセント付きで、スマートフォンやタブレットを充電できるほか、FAXや小型機器の設置場所としても最適です。最上段の引き出しにはフルスライドレールを採用し、置くまでしっかり引き出せます。
中段のオープン収納は高さが20cmあり、頻繁に出し入れする書類や本の一時置きとして使っても良いでしょう。下段の扉内は棚を外すとA4ファイルが収納可能な奥行きがあり、書類やモデムなどの機器類をまとめてしまっておけます。
コンパクトなサイズながら高い収納力を備えた、テレワークやリモートワーク向けのデスクです。デスクと書棚が一体化した構造で、書類や本をまとめて管理しやすく、作業スペース周りが散らかりにくいのが特徴です。棚板は1.5cmピッチで細かく調整でき、さまざまなサイズの本や書類を整理できます。
棚板1枚あたりの耐荷重は20kgで、量の多い書類や資料を置いても耐えられます。広々としたデスク天板は、パソコンや周辺機器をまとめて配置する余裕があり、パソコンデスクの引き出しはA4サイズに対応し、小物や書類整理に便利です。
収納王子コジマジック氏が監修した、片付けが苦手な人でも無理なく整理できるスリムワゴンです。リビング周りで使用頻度の高い物や書類をまとめて収納でき、隠しキャスター付きなので必要な場所へ楽に移動できます。
ファイルボックス部分は、A4サイズの雑誌やバインダーなどの収納グッズを無理なく収納できるほか、側面が斜めにカットされていて、小さめの書類も出し入れしやすく工夫されています。ゴミ袋をセットすれば、ダストボックスにもなり便利です。小引き出しには、常備薬や印鑑、手帳など細かい物を分類して収納できます。
書類の整理収納のコツについては次の記事を参考にしてください。
「増える！」「あふれる！」「探せない！」 ご家庭の書類や紙モノの「困った！」を解決する、 書類の整理収納3つのコツ
書類はたまったら捨てるのではなく、不要な書類を増やさない工夫をすれば、効率良く管理でき、大切な書類を紛失してしまうこともなくなります。用途やサイズに合った収納アイテムを選び、定期的に見直す習慣を身に付けましょう。書類整理のコツを覚えて部屋の中を整然とした状態に保てば、落ち着いた気分でリラックスしながら過ごせます。
収納アイデアについては次の記事を参考にしてください。
収納アイデア実例！ “収納のプロ”たちが実践する収納術を大公開！
